Her finder du inspiration til, hvordan du kommer i gang med at føre din idé til et arrangement ud i livet. På de følgende sider finder informationer om og hjælp til alt det praktiske: fra forretningsplan, rådgivning til hvordan du finder frem til rette udendørsarealer og pladser til dit arrangement.Men som arrangører bør du også selv overveje dit koncept og hvordan du vil få økonomien til at hænge sammen for at komme videre med dit projekt.
Hvis du har idéen til et godt arrangement i København, er det bare om at komme i gang. Det er ikke svært at få lov til at bruge Københavns pladser, veje og grønne områder, og byen bugner af gode indendørs venues. Når kommunen reserverer offentligt areal til begivenheder, lægger vi vægt på, at arrangementet er en oplevelse for borgere og besøgende. Det betyder, at din begivenhed skal være åben for forbipasserende - evt. mod betaling. Når du tænker idéen igennem, kan du lige så godt overveje målgruppen, hvor pengene skal komme fra, og hvem der kunne være interesserede i at hjælpe dig.Tag straks kontakt til Københavns Erhvervscenter. Her kan du få gode forslag til og professionel rådgivning om, hvordan du kommer videre fra idé til arrangement og hvilke tilladelser du skal have styr på før du går i gang.Hvornår: Så tidligt i processen som muligt Hvem kan man snakke med: Kontakt vores Erhvervsrådgiver, Peter Fritzen, som hjælper event- og projektmagere med at komme i gang.
KOM VIDERE
VÆRKTØJER
Københavns Kommune ejer de fleste af byens offentlige arealer. Andre arealejere inkluderer Slots- og Ejendomsstyrelsen, Amager Strandpark og omegnskommunerne.Der er forskellige regler for lyd rundt omkring i byen. Se støjgrænser mm. for de enkelte steder.Fra 2009 vil store dele af København blive stillet på den anden ende, fordi der skal graves til Metro Cityringen. Kom på forkant med situationen på Metro Cityringens hjemmeside.Hvornår: Book i god tid - meget afhænger af stedet.Økonomi: Gratis (udendørs), varierende leje (indendørs)Hvem kan man snakke med:Kontakt arealejerne (f.eks. Københavns Kommunes Center for Veje - tlf. 33 66 33 04). Du kan også ringe til Center for Miljø på tlf. 33 66 58 00 for at høre mere om støjgrænser forskellige steder i byen.
RELATEREDE LINKSE
Du er nødt til at danne dig et overblik over dit projekt, og hvad du skal gøre for at nå i mål. Derfor er det vigtigt at du tidligt i processen tager tid til ordentlig planlægning. Der er rigtig mange ting at overveje. Hvem henvender arrangementet sig til? Hvor mange regner du med der kommer? Hvad koster det og hvem skal betale? Alle disse overvejelser kan du skrive ned i en projektplan (eller forretningsplan). Den del af projektplanen, der omhandler økonomien, er budgettet. Her kan du få et overblik over hvor store udgifter og indtægter, du regner med at have under arrangementet og hvor meget du mangler for at kunne gennemføre. Brug fx skabelonerne i under "værkstøjer". Begge dele er nyttige at have i hånden, når du skal søge om midler, booke sted, og finde partnere.Hvornår: Så tidligt som muligt. Det er vigtigt at have overblik Økonomi: Udarbejdelse af foreløbigt budgetHvem kan man snakke med: Kontakt vores Erhvervsrådgiver Peter Fritzen, som hjælper event- og projektmagere med råd og sparring om projektplaner og budgetter.
RELATEREDE LINKS
Alt efter hvor stort dit arrangement er, og hvor mange penge der er involveret, skal du overveje, hvordan det skal organiseres, og om I skal momsregistreres. Er I flere om at stable et frivilligt projekt på benene, kan det være en fordel at oprette en forening.Er der tale om et kommercielt projekt, er det en fordel at oprette en virksomhed. Det lyder svært og uoverskueligt, men i virkeligheden er det ikke særlig kompliceret at starte op. Hos Københavns Erhvervscenter kan du få svar på spørgsmål omkring organisering og hvad der er bedst i din situation. Hvornår: Så tidligt som muligt. Økonomi: Gratis - evt. opstartsomkostninger afhængigt af virksomhedstype Hvem kan man snakke med:Kontakt vores Erhvervsrådgiver Peter Fritzen, som kan hjælpe med råd og vejledning om opstart og registering af virksomhed/forening.
Uanset om du har et stort eller lille budget, skal du holde styr på økonomien. Det gør du ved hele tiden at have overblik over dine indtægter og udgifter. Husk at du selv har ansvaret for begivenhedens økonomi.Få et samlet overblik over din økonomi her og nu. På Erhvervscentrets hjemmeside finder du forskellige hjælpemidler, så som kassekladden.Du kan søge penge mange steder. Københavns Kommune har f.eks. forskellige puljer, som du kan søge alt efter arrangementets type. Byens lokaludvalg kan også give penge til arrangementer i deres bydel.For at få penge fra Københavns Kommune skal du have en NemKonto i banken. Som virksomhed eller forening kan du få en bankkonto til arrangementet, så økonomien er helt adskilt fra din privatøkonomi.Vær opmærksom på, at puljer og fonde har forskellige ansøgningsfrister. Hvornår: Se individuelle ansøgningsfristerHvem kan man snakke med: Kontakt vores Erhvervsrådgiver Peter Fritzen for at få hjælp og rådgivning om fundraising og sponsorer.
Oplevelser skal plantes i folks bevidsthed længe før, og optakten til din begivenhed kan være en oplevelse i sig selv. Du skal have fat i målgruppen og lokalområdet, og på selve dagen skal du vise forbipasserende hvad der foregår i deres baghave.Få en mediepartner (f.eks. en avis) til at fortælle historien om dit arrangement. Skriv pressemeddelelser med grydeklare citater og billeder, som redaktøren kan klippe direkte ind. Ugeaviser/lokalaviser skal have pressemeddelelser en lille uge før, mens dagblade og TV/radio arbejder med meget kortere deadlines. Ring altid og tal med den vagthavende redaktør for f.eks. kulturstof eller lokalnyheder.Det er forbudt at sætte plakater op på mure, træer, lygtepæle og andet byudstyr, men store arrangementer kan bruge Kulturbannere. Du kan lægge arrangementer gratis ind på KultuNaut.Hvornår: I flere faser - før, under og efterØkonomi: Meget forskelligt
Når du har indrettet din organisation, fået fat på de nødvendige tilladelser, mobiliseret nye partnere og er kommet længere med budgettet, vil du sikkert se, at realiteterne er lidt anderledes end først antaget.Vær ikke bange for at tænke din idé om, så den passer til virkeligheden.Opdater tidsplan og budget, og husk at give dine partnere besked om ændringerne.Hvornår? Efter indhentning af de væsentligste tilladelser, aftaler og tilbudØkonomi: Budgettet justeres realistiskHvem kan man snakke med?Kontakt vores Erhvervsrådgiver Peter Fritzen for at få råd og sparring om dine projektplaner og budgetter.
Dit arrangement er på besøg i en bydel, og påvirker mange menneskers dagligdag - både beboere og forretningsdrivende. Især mærkes støj og ændringer i færdsel. Sørg for at folk i området kan gennemskue hvad der foregår (f.eks. med informationsskilte på dagen, sedler i butikker, osv.), og inviter de lokale med. Hvis dit arrangement foregår på et sted med mange butikker, udendørsserveringer, pølsevogne, osv., bør du hilse pænt på og aftale nogle spilleregler.Lokale kræfter kan være nyttige partnere til markedsføring, parkering, opbevaring, sponsorater, strøm, vand og andre praktiske ting. Her er lokaludvalgene og handelsstandsforeningerne også et godt sted at starte.Hvornår? Partnere skal ofte involveres tidligt, mens lokal information skal være synligt 7-14. dage før arrangementet.
